Cách các doanh nghiệp nhỏ tận dụng AI để tối ưu hóa vận hành

Từ kế toán, thiết kế đến nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm, việc vận hành một doanh nghiệp đòi hỏi một phạm vi kỹ năng vô cùng rộng lớn. Các công ty lớn có thể thuê các chuyên gia để xử lý những nhiệm vụ này, nhưng các doanh nghiệp nhỏ không luôn luôn có sự xa xỉ đó. Chính vì vậy, AI đã bước vào để lấp đầy khoảng trống đó. Các mô hình AI ngày nay thực hiện khá tốt những nhiệm vụ này. Bí quyết đối với các doanh nghiệp nhỏ là hiểu rõ nơi nào AI hoạt động đủ tốt và nơi nào thì không.

Một trong những nơi mà một AI "đủ tốt" đã mang lại giá trị đáng kể cho chủ doanh nghiệp nhỏ chính là trong việc cung cấp các kỹ năng thư ký và xử lý các vấn đề hành chính cơ bản. Hãy cùng xem cách một gia sư tư nhân đang sử dụng nó để cải thiện việc lưu trữ hồ sơ và giải phóng thời gian của mình.

Nghiên cứu điển hình: Sự trợ giúp của AI cho một gia sư

Sam Finnegan-Dehn làm việc trong lĩnh vực gây quỹ cho một tổ chức từ thiện, nhưng anh ấy cũng kiêm nhiệm việc gia sư toán và triết học cho sinh viên đại học tại nhà ở London. Thông qua công việc kinh doanh bán thời gian này, anh có thể tận dụng bằng cấp của mình về triết học và chia sẻ tình yêu với môn học này cho các khách hàng.

Tuy nhiên, việc gặp gỡ sinh viên chỉ là một phần nhỏ trong công việc của một người gia sư giỏi. Anh ấy còn phải lên kế hoạch bài học, tìm tài liệu đọc mới, tạo bài tập, gửi hóa đơn và cập nhật các nghiên cứu mới — tất cả đều diễn ra song song với công việc chính của mình. Với những yêu cầu khắt khe đó, Finnegan-Dehn không có nhiều thời gian như mong muốn để mở rộng danh sách học viên của mình.

Vì vậy, anh ấy đã tìm đến sự trợ giúp của AI để quản lý các khía cạnh hàng ngày trong công việc kinh doanh. Anh chia sẻ rằng AI đã đảm nhận vai trò thư ký trên tất cả các sổ tay kỹ thuật số của mình, nơi anh ghi chú nhắc nhở về tiến độ của khách hàng và các tài liệu đọc mới để tự cập nhật kiến thức. Anh mô tả việc sử dụng AI giống như có một "bộ nhớ thứ hai" giúp anh kết nối các ý tưởng đã viết ở nhiều nơi khác nhau.

Mặc dù đã thử nghiệm các công cụ khác nhau như Claude và ChatGPT, anh ấy hiện tại chọn sử dụng Notion AI vì nó tích hợp tốt hơn với các ghi chú giảng dạy của mình, vốn nằm rải rác trên các tab sổ tay trong ứng dụng Notion. Finnegan-Dehn không sử dụng AI để tạo tài liệu giảng dạy, nhưng anh cho phép Notion AI ghi âm các cuộc họp với khách hàng (sau khi có sự đồng ý của họ), sau đó sử dụng các bản tóm tắt tự động để điều chỉnh chiến lược giảng dạy. Ví dụ, nếu anh nhận thấy từ bản tóm tắt của AI rằng một phương pháp nhất định dường như không giúp đỡ được học sinh, anh có thể thay đổi cách tiếp cận chủ đề đó vào lần sau.

Bên cạnh đó, Notion AI còn giúp anh trong việc thiết lập mục tiêu, soạn thảo ghi chú bài học, xuất hóa đơn và tạo đồng bộ hóa các bài đăng trên mạng xã hội. Ví dụ về việc thiết lập mục tiêu, Finnegan-Dehn nói rằng anh hiểu rõ các mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp của mình nhưng không phải lúc nào cũng biết các bước cụ thể để xây dựng chúng. Anh sử dụng AI để giúp lấp đầy những khoảng trống này. Anh bắt đầu bằng cách viết xuống một mục tiêu "North Star" (ngôi sao dẫn lối) — ví dụ, đạt được một số lượng khách hàng nhất định vào cuối năm. Tiếp theo, anh yêu cầu AI tạo ra các bước cần thiết để đạt được điều đó, dựa trên hồ sơ mà anh đã xây dựng trong ứng dụng. Sau đó, anh có thể suy ngẫm về kết quả và chọn những nhiệm vụ cần giải quyết trước tiên.

Công cụ hỗ trợ

Notion đã là một "ông lớn" trong phần mềm ghi chú trong nhiều năm. Tiện ích bổ sung AI của họ, ra mắt vào cuối năm 2023, hiện có các công cụ cho phép nó tương tác với nhiều nền tảng năng suất trực tuyến khác. Có ứng dụng khách email, tích hợp lịch và một tác nhân mới được phát hành. Mặc dù mức độ truy cập này đã gây ra lo ngại về quyền riêng tư, nó cũng có thể tạo ra một trợ lý ảo khá mạnh mẽ. Nhiều nhiệm vụ mà Notion AI nhắm đến ít mang tính sáng tạo hơn và mang tính lặp lại hơn: ví dụ như đồng bộ hóa thông tin giữa các tài liệu hoặc tìm kiếm qua các ghi chú cũ. Điều này làm cho công cụ đặc biệt hấp dẫn đối với chủ các doanh nghiệp nhỏ, những người có băng thông hạn hạn, đặc biệt là đối với công việc tay chân.

Các công ty khác cũng đang phát triển các công cụ nhắm đến các ngành cụ thể. Ví dụ, Grandma’s Quilt Shop ở Yuma, Arizona, sử dụng Rain, một bộ phần mềm được điều chỉnh cho các công ty thủ công mỹ nghệ, để tạo mô tả hàng tồn kho và định giá cho các mẫu vải của họ. Các chủ sở hữu khẳng định công cụ AI này cắt giảm thời gian liệt kê mặt hàng từ 60 đến 80%.

Tuy nhiên, cũng có những nhược điểm, khi Finnegan-Dehn mô tả một số tính cách kỳ quặc của Notion AI đôi khi khá "cồng kềnh". Và tiện ích bổ sung AI cho Notion có giá 20 USD mỗi tháng. Như với tất cả các công cụ mới, chủ doanh nghiệp nhỏ nên đánh giá kỹ lưỡng xem lợi ích tiềm năng và rắc rối đo lường như thế nào so với chi phí tự làm công việc đó.

Lời khuyên cho người dùng

Hãy cân nhắc những điểm sau khi suy nghĩ xem liệu AI có thể giúp bạn vận hành doanh nghiệp, hay làm cho bất kỳ phần nào trong cuộc sống công việc của bạn dễ dàng hơn một chút.

Nhìn trước khi nhảy. Vì các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) hoạt động dựa trên dữ liệu bạn nhập vào để trả lời truy vấn hoặc hoàn thành nhiệm vụ, bạn muốn cung cấp cho chúng thông tin theo cách thuận tiện cho cả bạn và mô hình. Đối với nhiều dịch vụ ghi chú AI này, điều này có nghĩa là sử dụng nền tảng của họ để ghi chú để bạn không phải nhập hoặc tải ghi chú lên sau này. Vì vậy, việc cân nhắc kỹ các lựa chọn trước khi cam kết với một hệ sinh thái được hỗ trợ bởi AI là một ý tưởng tốt.

Làm việc dựa trên thế mạnh của bạn. Hãy suy nghĩ về những kỹ năng bạn thiếu trong nội bộ và xem liệu AI có thể giúp đào tạo hoặc đảm nhận các nhiệm vụ đó cho bạn hay không. Chỉ cần lưu ý: AI có thể bị ảo giác và mắc lỗi, vì vậy hãy cân nhắc nơi nào cần độ chính xác và giữ con người chịu trách nhiệm ở đó.

AI không phải lúc nào cũng là công cụ tốt nhất. Việc sử dụng một sản phẩm có sẵn khi đó là lựa chọn tốt hơn là hoàn toàn ổn. Ví dụ, việc sử dụng các nền tảng xử lý thanh toán hiện có như Shopify hoặc Square sẽ an toàn hơn nhiều so với việc viết code (code theo cảm hứng) một cái bằng AI.

Cân nhắc sử dụng các mô hình cục bộ cho bất kỳ thông tin nhạy cảm nào. Các báo cáo của chúng tôi đã đề cập đến rủi ro mà các mô hình AI trực tuyến gây ra trong việc rò rỉ dữ liệu nhạy cảm, và đã có nhiều báo cáo về cách các công ty AI thu thập dữ liệu của bạn khi bạn đặt câu hỏi cho chatbot của họ. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không xử lý thông tin cá nhân, vẫn có thể có một số thứ bạn thích không chia sẻ công khai. Trong những trường hợp này, việc sử dụng một mô hình mã nguồn mở thực hiện suy luận trên các câu lệnh của bạn tại địa phương (local) có thể là một lựa chọn tuyệt vời, thay vì ChatGPT hoặc Claude hoặc các mô hình độc quyền khác. May mắn thay, một số LLM hiện nay có thể chạy trên máy tính xách tay và máy tính để bàn nhỏ.