Mở rộng đội ngũ phần mềm: Giải quyết bài toán "hệ thống xã hội" và niềm tin

Mở rộng đội ngũ phần mềm: Giải quyết bài toán "hệ thống xã hội" và niềm tin

Khi các đội ngũ phần mềm mở rộng quy mô nhanh chóng, họ buộc phải xây dựng lại niềm tin và sự an toàn tâm lý khi hệ thống xã hội của họ phát triển. Charlotte de Jong Schouwenburg đã chia sẻ quan điểm này trong video "The Human Scalability Problem" tại Dev Summit Munich. Bà đề xuất sử dụng các phương thức truyền thông có chủ đích và dư thừa trên nhiều định dạng khác nhau để giữ cho mọi người đồng bộ. Các nghi thức liên đội ngũ, hệ thống "buddy" (bạn đồng hành) và người điều phối luân phiên có thể giúp giảm bớt sự cô lập (silos) bằng cách xây dựng cầu nối giữa các nhóm. Các nhà lãnh đạo sẽ thúc đẩy quá trình này bằng cách mô phỏng sự dễ bị tổn thương mà họ muốn thấy ở nhân viên.

Niềm tin và sự an toàn tâm lý

Khi bạn có một hệ thống xã hội thay đổi đáng kể, bạn sẽ phải "lấp đầy" lại bình chứa niềm tin hay bình chứa sự an toàn đó; bạn phải tìm ra những động lực mới, de Jong Schouwenburg cho biết. Khi bạn mở rộng quy mô với tốc độ cao, bạn cũng cần phải hội nhập các hệ thống xã hội của các đội ngũ, điều này tốn nhiều thời gian. Việc mở rộng quy mô con người là về việc duy trì sự gắn kết và an toàn tâm lý khi diện tích tương tác mở rộng.

Kiến trúc truyền thông có chủ đích

De Jong Schouwenburg đề xuất thiết kế một kiến trúc truyền thông với sự dư thừa có chủ đích. "Sự lặp lại là vàng", bà nói. Hãy sử dụng những thời điểm khác nhau, phương tiện truyền thông khác nhau và những cách khác nhau để lặp lại các thông điệp cốt lõi, bối cảnh và mục tiêu. Hãy liên tục nhắc nhở mọi người về bức tranh toàn cảnh:

Cách này cho phép bạn lấp đầy khoảng trống của những người mà nếu không bạn sẽ mất đi chỉ vì họ không nhận được thông điệp. Nó cũng cho phép những người có chiến lược não bộ khác nhau tiếp thu thông tin theo phương pháp họ ưu thích, do đó tránh được các khoảng trống kiến thức hoặc tình trạng mọi người mất tập trung.

Xây dựng cầu nối giữa các đội ngũ

Niềm tin phát triển qua sự quen thuộc, và sự quen thuộc đòi hỏi sự tiếp xúc. Để thúc đẩy tính đa chức năng và cho phép những người phải làm việc cùng nhau tại một thời điểm nào đó hiểu nhau về mặt cá nhân, de Jong Schouwenburg đề xuất xây dựng cầu nối giữa các đội ngũ và tạo ra các cơ hội có cấu trúc để kết nối liên đội ngũ. Bà đề cập đến một số cách để làm điều này:

• Các buổi ngoại khóa đa đội ngũ (Multi-team offsites).
• Cà phê ảo hoặc các nghi thức chia sẻ.
• Làm việc cặp chéo các địa điểm (hệ thống buddy), bản demo, hoặc các buổi học tập.
• Người điều phối luân phiên để giảm sự phụ thuộc vào một người "trung tâm".

Các hoạt động này có thể giảm thiểu rủi ro của tư duy cô lập và tăng cường sự hợp tác trước khi các đội ngũ rơi vào những moment áp lực.

Theo dõi các chỉ số về con người

De Jong Schouwenburg đề xuất giám sát các chỉ số về con người một cách có chủ đích giống như các chỉ số kỹ thuật. "Các hệ thống con người lành mạnh hoạt động có thể dự đoán được dưới áp lực; những hệ thống không lành mạnh sẽ bị rạn nứt", bà nói.

Bà đề xuất theo dõi các chỉ số sớm về mức độ khả năng phục hồi, chẳng hạn như:

• Các đội ngũ nêu rủi ro cởi mở như thế nào.
• Tần suất sự lệch pha giữa các đội ngũ gây ra việc phải làm lại (rework).
• Mức độ tham gia trong các buổi họp rút kinh nghiệm (retrospectives).
• Sự biến động trong văn hóa đội ngũ tại các địa điểm khác nhau.

Vai trò của người lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo và những người có ảnh hưởng về kỹ thuật có tác động lớn không nhỏ, de Jong Schouwenburg nói. Bà đề xuất rằng họ nên mô phỏng hành vi mà họ muốn mở rộng quy mô. Khi họ thừa nhận sự không chắc chắn, nói "Tôi đã sai", hoặc chân thành mời gọi sự bất đồng quan điểm, họ bình thường hóa sự dễ bị tổn thương và tăng tốc sự an toàn tâm lý.

Rất quan trọng để "làm theo những gì mình nói" - thể hiện hành vi, thay vì chỉ nói về nó:

Mọi người bắt chước không phải những gì nhà lãnh đạo nói, mà là những gì họ thể hiện, dung thứ và khen thưởng.

Khi bạn mở rộng quy mô, công việc của các nhà lãnh đạo là giữ cho hệ thống con người hoạt động đáng tin cậy dưới áp lực, de Jong Schouwenburg kết luận. Bạn nên đảm bảo rằng các đội ngũ có thể làm việc tốt nhất có thể và tạo điều kiện thuận lợi để họ làm tốt nhất khả năng của mình. Để làm được điều đó, chúng ta thực sự cần phải nhìn vào hệ thống con người đó.

Nhận diện các nút thắt về con người

Trong một cuộc phỏng vấn với InfoQ, de Jong Schouwenburg cũng thảo luận về cách các công ty có thể phát hiện ra các nút thắt (bottlenecks) về con người. Trong các môi trường kỹ thuật cao, mở rộng nhanh chóng, các nút thắt thường không chỉ nằm ở hệ thống, mà nằm ở kiến trúc con người. Các nút thắt về con người xuất hiện khi thông tin, quyết định hoặc sự hợp tác phụ thuộc quá nhiều vào một người, một mối quan hệ, hoặc một liên kết mong manh giữa các đội ngũ.

Các công ty có thể phát hiện ra những nút thắt này bằng cách giám sát sức khỏe của hệ thống xã hội. Các chỉ số thực tế bao gồm độ trễ ra quyết định, sự trôi dạt văn hóa và các điểm thất bại duy nhất của con người hoặc các kết nối bị quá tải.

Ví dụ, sự trôi dạt văn hóa giữa các địa điểm hoặc chức năng có thể xảy ra khi các đội ngũ hoạt động ở các khu vực hoặc ngành học khác nhau phát triển các quy chuẩn không nhất quán, bối cảnh bị mất mát và công việc phải làm lại tăng lên. Đây thường là một nút thắt ẩn tích tụ khi việc mở rộng quy mô tăng tốc.

Một số tín hiệu của vấn đề về độ trễ ra quyết định là các quyết định mất nhiều thời gian hơn khi tổ chức phát triển, hoặc có công việc đang chờ sự phê duyệt, kiến thức hoặc bối cảnh của một người duy nhất. Các quyết định chậm lại thường là dấu hiệu sớm cho thấy sự an toàn tâm lý thấp hoặc vai trò không rõ ràng.

Tổ chức của bạn có thể có các điểm thất bại duy nhất của con người, nơi công việc bị đình trệ khi một người ốm, quá tải hoặc nghỉ việc, hoặc các đội ngũ dựa vào các "người hùng" thay vì quyền sở hữu chung. Điều này báo hiệu sự dư thừa thấp trong các mối quan hệ và kênh truyền thông.

Cuối cùng, bạn có thể gặp phải các kết nối bị quá tải. Đây là điều có thể xảy ra khi một số nhân viên tự nhiên trở thành "chất keo" của đội ngũ: cây cầu giữa mọi người, các đội ngũ hoặc các tầng tổ chức. Khi họ bị quá tải, bạn sẽ thấy sự nhầm lẫn, lệch pha và sự phá vỡ truyền thông.