Tôi quản lý đội ngũ phát triển mà không cần một cuộc gọi nào

Điều tôi ghét nhất chính là những cuộc gọi ngắn. Khi ai đó nói với tôi: "Ngày mai 11:30 anh rảnh, gọi nhau 10 phút nhé", đó thực sự là điều tồi tệ nhất có thể xảy ra. Với người kia, đó chỉ là một trong hàng chục cuộc gọi trong ngày của họ. Nhưng với tôi, nó trở thành sự kiện mà cả ngày của tôi phải xoay quanh nó. Tôi phải phá vỡ luồng công việc (flow), gác lại nhiệm vụ, nghe điện thoại, rồi sau đó cố gắng quay lại ngữ cảnh ban đầu. Kết quả là, một cuộc gọi 10 phút có thể tốn của tôi vài giờ tập trung. Tôi thậm chí có thể dành cả ngày để nghĩ về nó.

Việc này đặc biệt khó chịu nếu tôi không thích người ở đầu dây bên kia. Giọng điệu, cách nói chuyện, cảm xúc của họ có thể phá hỏng cả ngày của tôi, mặc dù chính xác những điều đó hoàn toàn có thể thảo luận qua tin nhắn văn bản.

Thường thì lý do cho một cuộc gọi là vì người đó không muốn diễn đạt suy nghĩ của mình bằng văn bản. Nói chuyện và suy nghĩ thành tiếng dễ hơn là cấu trúc suy nghĩ trước khi viết. Cuộc gọi cho phép bạn ứng biến, điền vào các chi tiết khi nói và nhảy từ ý này sang ý khác. Văn bản yêu cầu bạn phải suy nghĩ trước và tốn thời gian hơn.

Sự kỷ luật của văn bản

Hãy tưởng tượng năm 1500. Một cuộc chiến đang diễn ra, bạn là một vị tướng và cần giao nhiệm vụ cho các sĩ quan cách hàng ngàn dặm. Bạn không thể gọi điện cho họ và giải thích bằng lời về tầm quan trọng của nhiệm vụ, giá trị của chiến dịch quân sự hay tầm nhìn chinh phục thế giới. Tất cả những gì bạn có thể làm là viết ra nhiệm vụ, đóng dấu lên đó và cử người đưa thư, người này sẽ mất vài tuần mới đến nơi nhận. Nếu người nhận có câu hỏi sau khi đọc thư, họ sẽ không thể nhận được câu trả lời ngay lập tức. Đó là lý do bạn phải suy nghĩ kỹ nội dung bức thư, danh sách nhiệm vụ và độ sâu của lời giải thích. Để nó ngắn gọn nhưng đồng thời bao gồm tất cả các chi tiết. Bởi vì khi người đưa thư biến mất sau đường chân trời, bạn sẽ không thể thay đổi nội dung hay lấy lại bức thư nữa.

Ngày nay chúng ta không còn những ràng buộc đó. Chúng ta có thể viết một nhiệm vụ chưa được xác định rõ và điền chi tiết trong một cuộc gọi. Chúng ta có thể gọi cho nhân viên và kéo họ ra khỏi luồng công việc chỉ vì chúng ta là "quản lý" và chúng ta có quyền làm vậy. Việc ghi lại một tin nhắn thoại dễ hơn là dành thời gian gõ phím.

Tôi nghĩ mình rất may mắn khi trở thành lập trình viên trước, và sau đó mới là quản lý và nhà sáng lập. Khi còn là lập trình viên, tôi đã ngay lập tức ghét các cuộc gọi. Và khi trở thành trưởng nhóm (team lead), tôi luôn cố gắng cấu trúc đội ngũ theo cách giảm thiểu chúng tối đa. Nếu có sự lựa chọn giữa gọi cho ai đó hoặc viết cho họ, tôi luôn chọn văn bản.

Quản lý không đồng bộ (Async)

Theo thời gian, điều này biến thành một phương pháp tiếp cận hoàn chỉnh. Giờ tôi xây dựng các dự án toàn diện và quản lý đội ngũ mà không cần một cuộc gọi nào. Tôi chỉ cần suy nghĩ kỹ nhiệm vụ, viết ra bằng văn bản, thảo luận chi tiết qua văn bản và nhận báo cáo hoàn thành qua văn bản. Và trong báo cáo đó, chỉ cần từ "Done" (Hoàn thành) là đủ với tôi, thay vì một bản báo cáo hai trang về cách nó được thực hiện.

Đã có thời tôi làm việc ở những công ty nơi mọi thứ đều xoay quanh Scrum. Họp hàng ngày (dailies), họp rút kinh nghiệm (retrospectives), đồng bộ (syncs), lập kế hoạch. Tôi thậm chí còn nhớ những ngày mà các cuộc họp hàng ngày thực sự được tổ chức đứng tại văn phòng. Lúc đó, dường như với tôi đó là phong cách quản lý đúng đắn. Tôi đã xây dựng các dự án đầu tiên của mình theo cách tương tự.

Nhưng nhiều năm trước, tôi đã từ bỏ Scrum hoàn toàn trong các đội ngũ của mình. Hơn nữa, theo thời gian, tôi gần như không còn gặp startup nào sử dụng Scrum dưới dạng kinh điển nữa. Nhiều đội ngũ phân tán (distributed teams) đang dần chuyển sang phương tiếp cận không đồng bộ (async) với số lượng cuộc gọi tối thiểu. Tôi đã từ bỏ cuộc gọi hoàn toàn. Nếu ai đó gặp vấn đề, họ nhắn tin cho tôi ngay lập tức. Nếu họ muốn thảo luận điều gì đó với đội ngũ, họ viết vào nhóm chat. Tôi thậm chí không thể tưởng tượng một nhiệm vụ hay câu hỏi nào không thể thảo luận qua văn bản.

Khi gia nhập một startup mới, tôi phải dành nhiều thời gian để thuyết phục chủ sở hữu rằng đội ngũ có thể làm việc mà không cần cuộc gọi. Bất kể tôi đưa ra bao nhiêu lý do, các cuộc gọi hầu như luôn được giữ lại. Thông thường, nếu nhà sáng lập sống dựa trên các cuộc gọi, họ muốn mọi người khác cũng như vậy. Nhưng trong những trường hợp hiếm hoi khi tôi được phép quản lý đội ngũ mà không có chúng, mọi người đều phản hồi tích cực. Trong suốt thời gian đó, tôi chưa bao giờ gặp một người nào thực sự muốn có nhiều cuộc họp hàng ngày, đồng bộ và họp hành hơn.