Hàng ngàn nhân viên bị trả lương sai sau khi Minnesota State triển khai nền tảng Workday

Hàng ngàn nhân viên bị trả lương sai sau khi Minnesota State triển khai nền tảng Workday

Việc triển khai nền tảng nhân sự dựa trên Workday tại hệ thống các trường đại học và cao đẳng của bang Minnesota (Minnesota State) có thể đã khiến hơn một nghìn giảng viên và nhân viên gặp phải lỗi trong việc nhận lương.

Theo một báo cáo [PDF] từ Văn phòng Kiểm toán Lập pháp, mẫu thử nghiệm trên 202 giảng viên đã phát hiện 19 người bị trả lương không chính xác. Các đợt kiểm tra bổ sung sau đó đã xác định thêm 38 giảng viên khác cũng bị Minnesota State trả lương sai. Báo cáo của các kiểm toán viên cũng chỉ ra các vấn đề về việc chậm trả lương.

Minnesota State là hệ thống trường đại học và cao đẳng công lập lớn thứ tư tại Mỹ, hoạt động trên 54 cơ sở. Hệ thống này phục vụ khoảng 270.000 sinh viên và employs hơn 14.200 giảng viên và nhân viên.

Ngay cả với ước tính thấp nhất là tỷ lệ lỗi 9%, con số này cũng có nghĩa là khoảng 1.278 nhân viên đã bị ảnh hưởng bởi các khoản thanh toán sai sót.

Vấn đề kỹ thuật và hệ thống lai

Vào năm 2019, Minnesota State bắt đầu quy trình mua sắm để thay thế hệ thống ERP cũ (ISRS - Integrated Statewide Record System) bằng phần mềm mới kết hợp các chức năng tài chính, nhân sự/tiền lương và quản lý sinh viên, nhằm "tối ưu hóa quy trình và thủ tục tại tất cả các cơ sở", theo tài liệu kiểm toán.

Tuy nhiên, bang này đã nhận ra "có thể không thể tìm được một hệ thống duy nhất có thể cung cấp tất cả các chức năng mong muốn".

"Kết quả là, một trong những chức năng không được tích hợp vào hệ thống Workday là khả năng tính toán tiền lương cho giảng viên", tài liệu nêu rõ.

Do đó, Minnesota State vẫn phải sử dụng sự kết hợp giữa Workday, hệ thống tiền lương cũ và hệ thống Quản lý Nhân viên Toàn bang (SEMA4) để tạo ra hồ sơ phân phối lương và phiếu lương.

Các kiểm toán viên cho rằng Minnesota State đã biết về các vấn đề tiền lương của giảng viên trước khi triển khai Workday. Tuy nhiên, các vấn đề này thực tế đã gia tăng sau khi phần mềm mới được đưa vào sử dụng. "Ví dụ, đã có các vấn đề về giao diện trong việc truyền dữ liệu giữa ISRS và Workday", báo cáo cho biết.

Ngân sách đội giá và tiến độ chậm trễ

Ngân sách ban đầu cho dự án tích hợp và triển khai là 151,1 triệu USD. Sau khi trao hợp đồng cho Workday vào năm 2020, Minnesota State đã tăng con số này lên 242,7 triệu USD. Kế hoạch ban đầu là đưa nhân sự và tiền lương vào vận hành vào tháng 7 năm 2023, với các thành phần quản lý sinh viên ra mắt vào mùa thu năm 2026.

"Do việc mở rộng phạm vi dự án, chi phí thời gian kéo dài và các quỹ dự phòng bổ sung, tính đến tháng 11 năm 2024, Minnesota State đã tăng tổng ngân sách dự án lên 290,4 triệu USD. Minnesota State cũng dời ngày triển khai sang tháng 7 năm 2024 cho các thành phần tài chính và nhân sự/tiền lương, và mùa thu năm 2029 cho việc triển khai hoàn toàn thành phần quản lý sinh viên", báo cáo cho biết.

The Register đã liên hệ với Minnesota State và Workday để xin bình luận.

Các dự án Workday khác gặp khó khăn

Một số dự án Workday khác của các cơ quan nhà nước và trường đại học tại Mỹ và Canada cũng đã gặp trở ngại. Vào năm 2024, bang Iowa đã quyết định chấm dứt hợp đồng với Workday để cung cấp phần mềm tài chính, nhưng vẫn tiếp tục sử dụng hệ thống nhân sự của nhà cung cấp này. Bang này đã hoãn việc đưa hệ thống tài chính Workday vào sử dụng sau khi phát hiện "vấn đề triển khai" có thể ảnh hưởng đến nhiều quy trình kinh doanh. Thay vào đó, bang này đã chọn gia hạn hợp đồng hiện có với CGI để nâng cấp hệ thống cũ.

Vào năm 2021, bang Maine đã cáo buộc Workday "không chịu trách nhiệm" về vai trò của họ trong quy trình thay thế hệ thống nhân sự của bang này. Bang này đã chia sẻ các thư từ cáo buộc có "những khoảng trống đáng kể trong cấu hình và kiểm thử, cũng như các phương pháp hay nhất và phương pháp luận không được tuân theo" sau khi bỏ lỡ hai ngày đưa vào vận hành. Workday đã được liên hệ để bình luận vào thời điểm đó.

Sau một đánh giá chính thức về dự án trị giá 54,6 triệu USD, chính quyền bang đã đình chỉ dự án và sa thải các nhà thầu. Hiện tại, Maine đang vận hành hệ thống nhân sự gọi là PRISM, "được xây dựng sử dụng Workday và các phần mềm khác khi cần thiết để đáp ứng các yêu cầu phức tạp của chúng tôi", theo trang web của bang.

Chi phí của một dự án tại Đại học Washington cũng đã tăng lên 266 triệu USD, khoảng 16.000 USD cho mỗi sinh viên, trong quá trình triển khai bảy năm, thay thế 80 hệ thống cũ.

Vào tháng 12 năm 2024, khi đó là CEO Carl Eschenbach đã nói với The Register rằng hơn 90% các đợt triển khai của nhà cung cấp này là thành công.

"Bạn luôn có thể tìm thấy một vài câu chuyện như vậy, nhưng nếu nhìn vào Workday, 95 hoặc 90% các lần triển khai của chúng tôi đều đúng hạn và trong ngân sách", ông nói. "Khi bạn nghĩ đến quy mô của các lần triển khai này, phạm vi của chúng và sự chuyển đổi cần thiết, thống kê đó là chưa từng có trong ngành của chúng tôi. Chúng tôi luôn tìm cách học hỏi từ các lần triển khai có thể đã gặp vấn đề hoặc thách thức trong quá khứ."

Eschenbach đã rời vị trí của mình vào tháng 2 và được thay thế bởi đồng sáng lập Aneel Bhusri sau một vòng cắt giảm việc làm và biến động giá cổ phiếu.