Khoa học nói rằng sếp nên nói ít hơn trong các cuộc họp
Nghiên cứu cho thấy lắng nghe nhiều hơn và nói ít đi sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó, việc cắt bỏ những cuộc họp vô nghĩa cũng là một giải pháp đáng cân nhắc.
Khoa học nói rằng sếp nên nói ít hơn trong các cuộc họp
Nghiên cứu mới về "khoa học họp" cho thấy lắng nghe nhiều hơn và nói ít đi sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc cắt bỏ những cuộc họp vô nghĩa cũng là một giải pháp đáng cân nhắc.
Mỗi ngày trên thế giới diễn ra gần 1 tỷ cuộc họp. Các CEO dành gần ba phần tư thời gian làm việc của mình cho các cuộc họp. Việc lên kế hoạch và chủ trì họp chiếm phần lớn quỹ thời gian của các nhà quản lý. Ở phần lớn các nước công nghiệp phát triển, họp hành vừa là nhịp đập, vừa là nỗi ám ảnh trong đời sống công việc của con người.
Một lĩnh vực nghiên cứu từng bị bỏ ngỏ
Với lượng thời gian khổng lồ dành cho các cuộc họp tại nơi làm việc, liệu chúng ta có biết chúng đạt được điều gì hay làm thế nào để chúng trở nên hữu ích nhất có thể? Trong nhiều thập kỷ, câu trả lời là… không hẳn. Các cuộc họp không phải là một chủ đề dễ tiếp cận để nghiên cứu.
Nhưng điều đó đã thay đổi. Từ một lĩnh vực ngách nhỏ bé, "khoa học họp" (meeting science) đang trở thành một chuyên ngành phát triển trong lĩnh vực tâm lý học tổ chức và xã hội. Lĩnh vực này đang tăng tốc nhờ các cuộc họp trực tuyến được lưu trữ cung cấp nguồn dữ liệu khổng lồ. Và nó đang mở ra một cửa sổ thú vị để nhìn vào hành vi của con người.
Họp để trò chuyện giúp thỏa mãn những nhu cầu cơ bản của con người là kết nối, giao tiếp và hợp tác.
Con người từ lâu đã tụ họp lại — trong hang động, trên đồng ruộng, tại các quảng trường chợ và hội trường thị trấn — để hoàn thành công việc, chia sẻ ý tưởng, thống nhất quan điểm, hoặc chỉ để bàn về thời tiết. Nhưng các nhà khoa học nghiên cứu về họp định nghĩa chủ đề của họ là những cuộc tụ họp của con người "với một mục tiêu hoặc cấu trúc nào đó cho sự kiện", theo nhà tâm lý học tổ chức Liana Kreamer thuộc Viện Công nghệ Florida (Mỹ).
Kreamer là đồng tác giả của một bài tổng quan về hơn ba thập kỷ nghiên cứu khoa học họp, được công bố trên Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior (2026).
Vì sao sếp nên nói ít lại
Một trong những phát hiện đáng chú ý của lĩnh vực này liên quan trực tiếp đến vai trò của người lãnh đạo trong cuộc họp. Khi người đứng đầu chiếm quá nhiều thời gian phát biểu, các thành viên khác có xu hướng thu mình lại, ít đóng góp ý kiến hơn và cuộc họp dần trở thành một buổi thông báo một chiều thay vì một không gian trao đổi thực sự.
- Lắng nghe nhiều hơn: Người quản lý dành thời gian lắng nghe sẽ khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng và phát hiện vấn đề sớm hơn.
- Nói ít hơn: Việc sếp giữ im lặng đúng lúc giúp mở ra không gian cho những tiếng nói khác, đặc biệt là từ các thành viên ít nói hoặc mới gia nhập.
- Cắt bỏ cuộc họp vô nghĩa: Không phải cuộc họp nào cũng cần thiết. Việc loại bỏ những cuộc họp không có mục tiêu rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và giảm sự mệt mỏi cho đội ngũ.
Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các doanh nghiệp Việt Nam, nơi văn hóa họp hành nhiều khi vẫn mang nặng tính hình thức và thứ bậc. Nhiều nhân viên ngại phản biện trước cấp trên, khiến các cuộc họp trở thành nơi "gật đầu cho xong" thay vì nơi nảy sinh ý tưởng mới.
Dữ liệu họp trực tuyến thay đổi cuộc chơi
Sự bùng nổ của làm việc từ xa và họp trực tuyến trong những năm gần đây đã tạo ra một lượng dữ liệu chưa từng có. Các nền tảng như Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet không chỉ ghi lại nội dung mà còn cung cấp thông tin về thời lượng phát biểu, mức độ tương tác và cách phân bổ thời gian trong cuộc họp.
Những dữ liệu này cho phép các nhà nghiên cứu phân tích khách quan hơn về hành vi con người trong môi trường làm việc nhóm — điều mà trước đây gần như không thể thực hiện ở quy mô lớn. Kết quả là những hiểu biết về khoa học họp ngày càng trở nên cụ thể và có thể ứng dụng thực tế hơn.
Bài học cho doanh nghiệp
Với các tổ chức đang tìm cách tối ưu hóa thời gian làm việc, khoa học họp mang lại một số gợi ý thiết thực:
- Đặt mục tiêu rõ ràng cho mỗi cuộc họp và cân nhắc xem có thực sự cần họp hay không.
- Khuyến khích người lãnh đạo lắng nghe nhiều hơn, tạo không gian an toàn để mọi người đóng góp ý kiến.
- Giới hạn thời lượng và số lượng cuộc họp, tránh biến họp thành thói quen không cần thiết.
- Tận dụng dữ liệu từ các công cụ họp trực tuyến để đánh giá và cải thiện chất lượng các cuộc họp.
Cuộc họp, xét cho cùng, là một công cụ — và như mọi công cụ, nó chỉ hữu ích khi được sử dụng đúng cách.
