Vì sao chúng ta họp quá nhiều? Nghiên cứu mới chỉ ra sự thật bất ngờ

Các cuộc họp từ lâu đã trở thành "nỗi ám ảnh" quen thuộc của dân văn phòng, đặc biệt trong thời đại làm việc từ xa và hàng loạt công cụ họp trực tuyến như Zoom hay Microsoft Teams. Thế nhưng, một nghiên cứu kinh tế quy mô lớn vừa được công bố lại đưa ra góc nhìn trái ngược: họp tuy bị ghét nhưng có thể thực sự tốt cho chúng ta.

Họp tốn kém đến mức nào?

Nhóm tác giả David J. Deming, Katrine V. Løken, Alexander Willén và Yaling Xu đã thực hiện khảo sát gốc trên hơn 9.000 lao động tại Na Uy, sau đó liên kết dữ liệu này với hồ sơ hành chính của cả người lao động và doanh nghiệp. Đây được xem là bằng chứng kinh tế quy mô lớn đầu tiên về các cuộc họp tại nơi làm việc.

Kết quả cho thấy các cuộc họp vừa phổ biến vừa tốn kém. Trung bình, chúng ngốn 12% tổng số giờ làm việc và 14% quỹ lương của doanh nghiệp. Phần lớn thời gian họp dành cho các hoạt động lập kế hoạch, giải quyết vấn đề, chia sẻ thông tin và điều phối dự án.

Minh họa về các cuộc họp tại nơi làm việc

Điều đáng chú ý là các doanh nghiệp trả lương cao và có doanh thu lớn lại đầu tư nhiều nguồn lực hơn cho họp, bất chấp chi phí cơ hội của thời gian nhân viên ở mức cao hơn đáng kể. Nói cách khác, những nơi "đắt đỏ" nhất lại là những nơi họp nhiều nhất.

Họp nhiều hơn, lương tăng nhanh hơn?

Trái với định kiến thông thường, nghiên cứu chỉ ra mối quan hệ tích cực giữa tần suất, cường độ họp và mức tăng trưởng lương của người lao động. Cụ thể:

• Người làm việc tại các doanh nghiệp họp nhiều báo cáo khả năng học hỏi trong công việc cao hơn.
• Tương tác với các đồng nghiệp cấp cao hơn có liên hệ với mức tăng lương mạnh hơn.
• Điều này cho thấy truyền đạt tri thức trong nội bộ doanh nghiệp là một cơ chế quan trọng.

"Các cuộc họp giống như món bông cải xanh của công việc – bị nhiều người ghét, nhưng có lẽ vẫn tốt cho chúng ta." – Nhóm tác giả nghiên cứu.

Dữ liệu nghiên cứu về họp và năng suất lao động

Góc nhìn cho doanh nghiệp Việt Nam

Với các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty công nghệ và startup đang trong giai đoạn tăng trưởng, nghiên cứu này mang lại hàm ý đáng suy ngẫm. Văn hóa họp hành dày đặc vốn bị xem là căn bệnh của môi trường công sở, nhưng vấn đề không nằm ở số lượng cuộc họp mà ở chất lượng và mục đích của chúng.

Nếu các cuộc họp được dùng để trao đổi chuyên môn, kết nối nhân sự trẻ với người có kinh nghiệm và thúc đẩy học hỏi, chúng có thể là khoản đầu tư sinh lời cho cả cá nhân lẫn tổ chức. Ngược lại, những cuộc họp kéo dài vô mục đích, thiếu chương trình rõ ràng chỉ lãng phí thời gian và tiền bạc.

Kết luận

Thay vì cố gắng cắt giảm triệt để các cuộc họp, doanh nghiệp có thể nên tập trung vào việc tối ưu hóa chất lượng họp: xác định rõ mục tiêu, giới hạn thời lượng, đảm bảo đúng người tham gia và tận dụng các công cụ cộng tác hiện đại để giảm thiểu thời gian chết. Bởi lẽ, theo nghiên cứu này, một cuộc họp được tổ chức tốt không chỉ là chi phí – mà còn là cơ hội để con người học hỏi và phát triển.

Dữ liệu tài chính hộ gia đình và hành vi làm việc