Doanh nghiệp chi tiền mua nâng cấp phần mềm dù bộ phận IT cho rằng sẽ tệ hơn

Các doanh nghiệp quy mô lớn đang dành một phần đáng kể ngân sách công nghệ cho những thứ mà chính đội ngũ IT của họ không hề muốn. Theo một khảo sát mới, trung bình 28% ngân sách phần mềm của doanh nghiệp lớn bị chi vào các đợt nâng cấp, chuyển đổi hệ thống và thay đổi điều khoản giấy phép mà họ không mong muốn, và trong nhiều trường hợp, các lãnh đạo IT cho rằng những thay đổi này còn gây hại cho hoạt động của công ty.

Bức tranh từ 2.018 lãnh đạo IT

Số liệu trên đến từ khảo sát của Censuswide, một đơn vị nghiên cứu độc lập, được thực hiện theo yêu cầu của Origina cho báo cáo mang tên "The Software Tax" (tạm dịch: "Thuế phần mềm"). Khảo sát thu thập ý kiến của 2.018 giám đốc thông tin (CIO) và các nhà quản lý IT cấp cao tại những doanh nghiệp có ít nhất 10.000 nhân viên.

• Khoảng một nửa số người được hỏi (1.011 người) đến từ Mỹ, phần còn lại đến từ Anh.
• Tất cả đều làm việc tại các doanh nghiệp có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ USD trở lên.

Điểm đáng chú ý là những người trực tiếp quản lý ngân sách công nghệ lại thường không có tiếng nói quyết định trong việc mua các bản nâng cấp ấy. Họ cảm thấy bị ép buộc bởi lộ trình của nhà cung cấp, bởi các điều khoản gia hạn giấy phép, hoặc bởi áp lực từ cấp trên tin rằng "lên phiên bản mới là tốt hơn".

Vì sao IT không thể nói "không"?

Báo cáo cho rằng các doanh nghiệp lớn đang thiếu đòn bẩy đàm phán trước những nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp. Khi một nền tảng đã ăn sâu vào quy trình vận hành — từ hệ thống ERP, quản lý nhân sự đến các công cụ phân tích dữ liệu — việc từ chối nâng cấp thường đồng nghĩa với rủi ro mất hỗ trợ kỹ thuật, không tương thích với hệ thống khác hoặc vi phạm hợp đồng.

Nhiều lãnh đạo IT mô tả các đợt nâng cấp bắt buộc giống như một thứ "thuế" mà doanh nghiệp phải nộp đều đặn, bất kể giá trị thực tế mang lại.

Điều này đặc biệt đáng lo khi chi phí không chỉ nằm ở khoản phí giấy phép. Mỗi lần chuyển đổi hệ thống còn kéo theo chi phí đào tạo lại nhân sự, thời gian gián đoạn vận hành, rủi ro lỗi tích hợp và công sức của đội ngũ kỹ thuật nội bộ.

Góc nhìn cho doanh nghiệp Việt Nam

Với các doanh nghiệp Việt Nam đang trong quá trình số hóa, bài học từ khảo sát này khá trực tiếp. Nhiều công ty lớn trong nước cũng đang phụ thuộc vào các bộ phần mềm quản trị nhập khẩu với chi phí gia hạn hàng năm không nhỏ. Việc đàm phán hợp đồng ngay từ đầu — đặc biệt là các điều khoản về quyền giữ nguyên phiên bản cũ, mức phí bảo trì và lộ trình nâng cấp — có thể giúp doanh nghiệp tránh rơi vào tình thế bị động tương tự.

Báo cáo của Origina cũng gợi ý bảo trì phần mềm độc lập (independent software maintenance) như một cách để bộ phận IT giành lại quyền kiểm soát ngân sách, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ hậu mãi của nhà cung cấp gốc. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chính Origina là đơn vị cung cấp dịch vụ này, nên kết luận trong báo cáo khó tránh khỏi yếu tố lợi ích — dù phần thu thập dữ liệu do Censuswide thực hiện độc lập.

Điểm mấu chốt

• 28% ngân sách phần mềm của doanh nghiệp lớn bị chi cho các thay đổi ngoài mong muốn.
• Gần như toàn bộ người được hỏi đều thuộc doanh nghiệp có doanh thu từ 1 tỷ USD trở lên, tức nhóm khách hàng lớn nhất của các hãng phần mềm.
• Nguyên nhân cốt lõi là thiếu đòn bẩy đàm phán, không phải thiếu hiểu biết kỹ thuật.
• Với doanh nghiệp Việt Nam, đàm phán điều khoản hợp đồng ngay từ đầu là cách phòng ngừa hiệu quả nhất.