Email: Có mặt khắp nơi nhưng mấy ai dùng đúng cách

Không phải ai cũng dùng TikTok. Không phải ai cũng có tài khoản X (hay Twitter, hay bất cứ tên gọi nào của tuần này). Nhưng email thì ai cũng có.

Điều đáng nói là chúng ta thường bỏ qua, thậm chí sợ hộp thư của mình, rồi để nó tích tụ hàng trăm nghìn thư chưa đọc như một kẻ tích trữ đồ số. Bài viết này bàn về email — không phải kiểu email công sở nhàm chán, mà là loại email thực sự hữu ích, thứ đã âm thầm vận hành internet suốt nhiều thập kỷ qua.

Email là hạ tầng bền vững của internet

Thứ duy nhất chưa từng biến mất

Trong mười lăm năm qua, tôi đã đổi số điện thoại năm lần, chuyển quốc gia, chuyển thành phố, chuyển nhà và cả kiểu râu. Nhưng địa chỉ Gmail tôi tạo từ thời đại học thì vẫn hoạt động nguyên vẹn.

Tôi cũng đổi ứng dụng nhắn tin nhiều đến mức không đếm xuể: Telegram, WeChat (hồi sống ở Trung Quốc), iMessage, Viber, WhatsApp, ICQ, Facebook Messenger và cả chục cái khác đã quên tên. Có cái đã chết hẳn. Nhưng email thì vẫn ở đó, và sẽ còn ở đó kể cả khi chúng ta trở thành người máy và đang tranh cãi về quy tắc ứng xử với neural-link.

Mọi thứ chính thức đều đến qua email: giấy tờ, xác nhận, hóa đơn, hay cái chứng từ bạn cần để chứng minh mình đã trả tiền từ ba năm trước.

Có một điều ít ai nói về email: đây là cách để bạn tiếp cận những người thực sự quan trọng. Mỗi khi đọc một cuốn sách tôi thích và tác giả còn sống, biết dùng internet, tôi thường tìm email của họ và viết thư cảm ơn. Phần lớn đều hồi âm. Bạn không thể nhắn tin riêng cho người nổi tiếng trên Instagram rồi mong có hồi đáp, nhưng một lá thư email tử tế thì lại mở ra cuộc trò chuyện thực sự.

Email là hạ tầng của internet. Nó không hào nhoáng, nhưng hệ thống ống nước cũng đâu có hào nhoáng — và bạn sẽ nhận ra ngay khi nó ngừng hoạt động.

Vì sao email sống sót qua mọi cuộc thanh lọc

Email còn ra đời trước cả internet như chúng ta biết. Thư điện tử đầu tiên được gửi năm 1971 bởi Ray Tomlinson, người cũng là cha đẻ của ký hiệu @ dùng để tách tên người dùng khỏi tên máy chủ. Công lao đó đáng được ghi nhận.

Thời đó, email chỉ là cách để các nhà nghiên cứu để lại tin nhắn cho nhau trên cùng một mạng máy tính. Không tức thời, không hoa mỹ, chỉ đơn giản là hữu ích. Và chính sự hữu ích ấy đã giúp nó tồn tại.

Đến thập niên 1990, email trở thành ứng dụng sát thủ đưa người dùng phổ thông lên mạng. Ai cũng muốn có một địa chỉ email, vì đó là danh tính của bạn trên internet trước khi mạng xã hội biến khái niệm "danh tính" thành một điểm dữ liệu có thể kiếm tiền.

Khác với mọi nền tảng mạng xã hội đã đến rồi đi — Friendster, MySpace, Google+, Vine, và bất cứ thứ gì đang hấp hối ngay lúc bạn đọc bài này — email vẫn tồn tại nhờ được xây trên các tiêu chuẩn mở. Đó là điểm mấu chốt. Facebook có thể đóng cửa ngày mai. Twitter có thể đổi thương hiệu đến mức không ai nhận ra. Nhưng email thì trường tồn.

Tiêu chuẩn mở là lý do email trường tồn

Bốn mục đích mà email phục vụ tốt hơn mọi nền tảng khác

Hiểu rõ bốn vai trò dưới đây sẽ giúp bạn dùng email hiệu quả hơn hẳn:

• Kênh liên lạc chính thức. Ngân hàng gửi sao kê, cơ quan thuế gửi thông báo, phòng khám xác nhận lịch hẹn, chủ nhà gửi hợp đồng thuê, lời mời làm việc cũng đến qua email — kèm theo cả thư từ chối, nhưng ta không nhắc đến chuyện đó. Bạn cần một địa chỉ email, vì đó là thứ gần nhất với một "hộ chiếu internet" phổ quát.
• Giao tiếp có khoảng lặng. Khác với tin nhắn tức thời, email không đòi hỏi phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể nghĩ trước khi trả lời, viết dài hơn ba câu mà không ai thấy hoảng. Trong thời đại thông báo liên tục, sự chậm rãi có chủ đích ấy gần như là một đặc quyền.
• Lịch sử có thể tra cứu. Mọi cuộc trao đổi, mọi tệp đính kèm, mọi mã xác nhận đều nằm đó chờ bạn cần đến. Tôi có thể gõ "xác nhận chuyến bay 2019 Barcelona" và có kết quả trong ba giây. Bạn thử làm điều đó với WhatsApp xem.
• Khả năng tiếp cận công khai. Địa chỉ email công khai theo cách số điện thoại và tài khoản mạng xã hội không có. Bạn có thể viết thư cho tác giả, doanh nhân, nghệ sĩ, giáo sư, nhà báo và có khả năng thực sự được đọc.

Vấn đề: chúng ta đăng ký quá nhiều

Đây là chỗ hầu hết mọi người sai. Họ đăng ký mọi thứ. Mỗi trang web đều muốn email bạn. Mỗi ứng dụng đều cần "gửi cập nhật cho bạn". Mỗi công ty bạn từng mua hàng năm 2014 đều tin rằng bạn muốn nhận bản tin khuyến mãi ngày lễ.

Trước khi kịp nhận ra, hộp thư của bạn có 47.392 thư chưa đọc và bạn đã buông xuôi. Con số trở nên vô nghĩa. Bạn bỏ lỡ những thư quan trọng vì chúng bị chôn dưới đống quảng cáo đôi giày bạn từng xem một lần.

Nếu đây là bạn, hãy nói thẳng: đã đến lúc tuyên bố phá sản email.

Đánh dấu tất cả là đã đọc. Lưu trữ toàn bộ. Bắt đầu lại từ đầu. Con số đáng sợ ở góc màn hình chỉ là sự lo lắng được hiển thị ra mà thôi.

Sau đó hãy dứt khoát hủy đăng ký. Nếu ba tháng chưa mở một email nào từ một công ty, bạn không cần email của họ. Mọi email tiếp thị hợp pháp đều có liên kết hủy đăng ký ở cuối. Hãy dùng nó. Việc này tốn thời gian, bạn sẽ phải làm với hàng chục, thậm chí hàng trăm đăng ký, nhưng hãy coi đó là một đợt tổng vệ sinh cho đời sống số của mình.

Bộ lọc và tìm kiếm: hai vũ khí bị lãng quên

Bộ lọc là các quy tắc tự động sắp xếp email trước cả khi bạn nhìn thấy chúng. Đây là lúc email trở nên mạnh mẽ thực sự.

Hầu hết ứng dụng email đều cho phép tạo bộ lọc. Trong Gmail, bạn nhấp vào ba dấu chấm trên một email bất kỳ và chọn "Filter messages like this". Trong Apple Mail, vào Mail → Settings → Rules. Trong Outlook, mục Settings → Mail → Rules.

Nếu dùng Apple Mail, bạn có thể gắn thẻ màu cho email để quét hộp thư dễ hơn nhiều. Mỗi màu đại diện cho một nhóm, một mức độ ưu tiên hoặc một dự án. Tôi dùng đỏ cho việc gấp, xanh dương cho thư cá nhân, xanh lá cho xác nhận và vàng cho những thứ cần đọc nhưng không gấp. Hệ thống thế nào cũng được, miễn là giúp bộ não bạn xử lý thông tin nhanh hơn.

Tìm kiếm email cực kỳ mạnh nếu bạn biết các cú pháp cơ bản. Bạn có thể kết hợp chúng với nhau, ví dụ:

from:[email protected] has:attachment after:2024/01/01

Càng giỏi tìm kiếm, bạn càng không cần sắp xếp thủ công. Tìm kiếm là bạn, tìm kiếm là cuộc sống.

Tìm kiếm và bộ lọc giúp hộp thư luôn gọn gàng

Ba phong cách quản lý hộp thư

Mỗi người xử lý email một kiểu. Dưới đây là vài cách đáng thử:

• Lưu trữ mọi thứ. Đây là cách tôi thích nhất: xử lý nhanh, lưu trữ mạnh tay, dựa vào tìm kiếm để tra cứu sau. Hộp thư chỉ còn những việc cần làm, phần còn lại được lưu trữ và vẫn tìm được. Gọn, đơn giản, hiệu quả.
• Cách của Tony Hsieh. Cựu CEO Zappos trả lời email vào ngày hôm sau. Nhờ gom việc lại, ông luôn biết chính xác mỗi ngày cần xử lý bao nhiêu thư và không bao giờ bị quá tải. Nếu bạn nhận nhiều email, hãy thử dành 30 phút buổi sáng để xử lý thư của hôm qua rồi tắt hộp thư đến hết ngày.
• Hỗn loạn có kiểm soát. Một số người giữ mọi thứ trong hộp thư nhưng dùng gắn sao, đánh dấu và nhãn để chỉ ra cái gì quan trọng. Hộp thư có 2.000 thư nhưng họ biết rõ 15 thư nào đáng quan tâm. Cách này chỉ hợp với người có trí nhớ tốt và không bị sốt ruột khi nhìn con số lớn.

Hãy chọn cách hợp với bạn. Cách duy nhất sai là không làm gì và để hỗn loạn lên ngôi.

Những quy tắc giúp bạn được lòng người khác

Vài nguyên tắc nhanh nên nhớ khi viết email:

• Reply All là vũ khí, không phải đồ chơi. Chỉ dùng khi thực sự mọi người cần thấy câu trả lời của bạn. Đừng Reply All chỉ để nói "cảm ơn" hay "đã nhận". Đó là cách các chuỗi email biến thành thảm họa.
• Đặt tiêu đề có ích. "Câu hỏi" không phải tiêu đề. "Giờ họp cho buổi thuyết trình thứ Sáu?" mới là tiêu đề. Bạn của tương lai sẽ biết ơn bạn của hiện tại.
• Dùng định dạng tiết chế. In đậm và gạch đầu dòng thì hữu ích. Comic Sans và mười bảy màu chữ thì không. Bạn đang viết email, không phải thư tống tiền.
• Đừng gửi email khi đang tức giận. Cứ viết hết ra, xả hết cơn bực, rồi xóa đi và viết lại sau khi bình tĩnh. Quy tắc này đã cứu không biết bao nhiêu sự nghiệp.
• Phải trả lời. Dù chỉ là "Cảm ơn, đã nhận". Bỏ mặc email không trả lời là hành vi số tương đương với việc phớt lờ người đang nói chuyện với mình.
• Điền địa chỉ người nhận sau cùng. Hãy nhập địa chỉ người nhận ở bước cuối cùng. Chắc hẳn bạn từng gửi đi một bức thư trống vì lỡ bấm "Send" trước khi viết xong.

Kết lại

Email sẽ không đi đâu cả. Nó đã tồn tại năm mươi năm và sẽ còn năm mươi năm nữa. Mọi ứng dụng nhắn tin mới hứa thay thế email rồi cuối cùng đều phải thêm thông báo email, bởi email là hạ tầng mà mọi thứ khác được xây trên đó.

Những người dùng email giỏi có chung vài thói quen: họ thiết lập bộ lọc, lưu trữ thường xuyên, không để thư chất đống và dùng tìm kiếm thay vì sắp xếp thủ công.

Bạn không cần trở thành cao thủ email. Bạn chỉ cần đối xử với hộp thư như đúng bản chất của nó: một công cụ, không phải kho chứa. Một không gian làm việc, không phải nghĩa địa.

Hãy bắt đầu lại. Thiết lập vài bộ lọc cơ bản. Hủy đăng ký những thứ ồn ào. Đọc những email thực sự quan trọng và lưu trữ phần còn lại. Dùng tìm kiếm khi cần tra cứu.

Và có lẽ — chỉ có lẽ thôi — hãy gửi một email cảm ơn tới ai đó mà bạn trân trọng công việc của họ.