Từ Rủi ro đến Tài sản: Thiết kế Chiến lược Dữ liệu Thực tế và Hiệu quả

Hầu hết các nền tảng dữ liệu không thất bại vì một vụ nổ lớn; chúng suy giảm dần dần và mất đi tác động thực tế.

Ban đầu, mọi thứ đều đầy hứa hẹn: các bảng điều khiển (dashboard) được xây dựng, các đường ống dữ liệu (pipeline) hoạt động, dữ liệu trở nên sẵn có và các nhóm bắt đầu khám phá. Nhưng theo thời gian, mọi thứ bắt đầu chuyển biến:

• Các định nghĩa và quyền sở hữu trở nên mơ hồ.
• Cùng một chỉ số lại hiển thị những con số khác nhau trên các bảng điều khiển khác nhau, khiến mọi người ngừng tin tưởng vào dữ liệu và không sử dụng các giải pháp có sẵn.
• Những thay đổi và quyết định mất nhiều thời gian hơn thay vì nhanh hơn, và mang cảm giác rủi ro cao.
• Các nhóm bắt đầu xây dựng logic của riêng mình một cách cô lập, lan rã logic này khắp các hệ thống.

Không có gì bị "hỏng" về mặt kỹ thuật, nhưng tổ chức dần dần mất quyền kiểm soát việc sử dụng dữ liệu. Trong bài viết này, tôi sẽ phác thảo một bản thiết kế thực tế để xây dựng chiến lược dữ liệu giúp bạn giành lại quyền kiểm soát và biến dữ liệu thành tài sản thay vì rủi ro.

Các thành phần của một chiến lược dữ liệu mạnh mẽ

Bản chất của vấn đề

Rất dễ dàng để chỉ trích công nghệ: có lẽ nền tảng không phù hợp, có lẽ chúng ta cần một hồ dữ liệu (data lake), một kho dữ liệu (warehouse) mới hoặc các công cụ tốt hơn. Nhưng trong nhiều trường hợp, đó không phải là vấn đề thực sự.

Vấn đề không nằm ở công cụ. Nó nằm ở việc tổ chức thiếu một cách rõ ràng để quyết định, sở hữu và sử dụng dữ liệu một cách nhất quán. Khi điều đó xảy ra, các mô hình quen thuộc sẽ xuất hiện: định nghĩa phân kỳ, quyền sở hữu trở nên không rõ ràng và logic lan rộng khắp các bảng điều khiển, đường ống và các phân tích đặc biệt. Dữ liệu không được tin tưởng và ngừng hoạt động như một tài sản chiến lược, thay vào đó nó trở thành một rủi ro tổ chức.

Một chiến lược dữ liệu có thể giúp giải quyết chính xác vấn đề đó.

Tại sao bạn cần chiến lược dữ liệu?

Chiến lược dữ liệu kết nối cấp cao nhất của một tổ chức với các quyết định cụ thể nhất. Nó liên kết tầm nhìn với việc thực thi. Điều này đảm bảo rằng tất cả các quyết định đều đóng góp vào mục tiêu của tổ chức.

Một chiến lược dữ liệu tốt tạo ra sự liên kết trên toàn tổ chức. Nó mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và bộ phận IT:

• Nó giúp đảm bảo rằng công việc dữ liệu đóng góp vào mục tiêu kinh doanh.
• Nó đưa ra định hướng cho các quyết định khó khăn (ví dụ: lựa chọn cơ sở dữ liệu).
• Nó tạo ra quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình chung.
• Nó xây dựng lòng tin bằng cách làm cho các quyết định nhất quán và có thể truy xuất nguồn gốc.

Chiến lược dữ liệu là gì?

Chiến lược dữ liệu không phải là lộ trình, danh sách công cụ hay tập hợp các phương pháp hay nhất. Nó là một chuỗi kết nối ý định với hành động:

Chiến lược dữ liệu xác định cách dữ liệu được sử dụng để đưa ra quyết định, ai chịu trách nhiệm, và các sự đánh đổi mà tổ chức sẵn sàng thực hiện để khiến dữ liệu hoạt động hiệu quả.

Trong thực tế, chiến lược dữ liệu làm hai việc:

1. Xác định nguyên tắc (điều gì quan trọng): Hãy coi những nguyên tắc này là hàng rào bảo vệ. Ví dụ có thể là "dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp" hoặc "các định nghĩa được chia sẻ". Những nguyên tắc này nên được dẫn xuất từ tầm nhìn (dữ liệu) của bạn.
2. Xác định lựa chọn (bạn làm gì trong các ràng buộc): Các lựa chọn giống như các sự đánh đổi mà bạn thực hiện. Chúng ta chọn quản trị nghiêm ngặt hay sự linh hoạt? Đường ống theo lô (batch) hay thời gian thực (real-time)? Chúng ta tổ chức quyền sở hữu tập trung hay phân quyền?

Các nguyên tắc xác định hướng đi, chiến lược hình thành từ các lựa chọn bạn đưa ra.

Xây dựng chiến lược với ba thành phần

Việc tạo ra một chiến lược khá khó khăn vì nó liên kết thế giới trừu tượng của tầm nhìn và định hướng với thế giới thực tế của việc triển khai. Chúng ta sẽ chia chiến lược dữ liệu thành ba thành phần:

Thành phần 1: Định hướng (Direction)

Định hướng xác định những gì bạn tối ưu hóa. Chiến lược phải luôn dựa trên chính tổ chức đó; dựa trên mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức. Nếu chiến lược dữ liệu của bạn không kết nối rõ ràng với tầm nhìn tổ chức, đó không phải là chiến lược. Đó chỉ là tập hợp các sáng kiến.

Chúng ta xây dựng chiến lược dữ liệu dựa trên tầm nhìn dữ liệu, phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức:

Sứ mệnh → Tầm nhìn → Tầm nhìn Dữ liệu → Chiến lược Dữ liệu → Triển khai

Định hướng xác định những gì bạn tối ưu hóa

1.1. Sứ mệnh và tầm nhìn (Tại sao bạn tồn tại)

Sứ mệnh mô tả lý do tổ chức tồn tại. Nó thường ổn định, dài hạn và hiếm khi thay đổi. Tầm nhìn mô tả sự thành công trông như thế nào và tổ chức đang cố gắng đi đến đâu.

1.2. Tầm nhìn Dữ liệu

Xác định vai trò của dữ liệu trong tổ chức và cách dữ liệu hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức. Nó xây dựng cầu nối giữa doanh nghiệp và dữ liệu.

1.3. Chiến lược Dữ liệu (Làm thế nào để hiện thực hóa)

Chiến lược chuyển đổi định hướng thành các lựa chọn. Tầm nhìn xác định hướng đi, chiến lược dữ liệu xác định các sự đánh đổi. Đây là nơi đưa ra các quyết định về quyền sở hữu, quản trị, cấu trúc và mô hình vận hành, được hướng dẫn bởi tầm nhìn dữ liệu.

Thành phần 2: Cấu trúc (Structure)

Trong phần này, chúng ta tạo ra một tập hợp các lựa chọn có chủ đích được truyền cảm hứng từ tầm nhìn dữ liệu. Cùng nhau, các lựa chọn này tạo thành cốt lõi của chiến lược dữ liệu. Chiến lược xuất hiện trong thành phần này.

Bạn không nhất thiết phải "triển khai" các chủ đề này. Hãy sử dụng chúng để kiểm tra độ bền của chiến lược dữ liệu. Sử dụng nó để xem nơi chúng ta đã đưa ra các lựa chọn rõ ràng và nơi chúng ta đang dựa vào các giả định.

Năm chủ đề này không phải là chiến lược itself. Chiến lược xuất phát từ các lựa chọn được đưa ra. Nói ngắn gọn: Các chủ đề này không xác định chiến lược của bạn; chúng giúp bạn xem liệu bạn thực sự có một chiến lược hay không.

2.1. Sự liên kết (Alignment)

Cách dữ liệu kết nối với các quyết định thực tế và giá trị kinh doanh. Chủ đề này bao gồm các lựa chọn đảm bảo dữ liệu gắn liền với các trường hợp sử dụng và quyết định cụ thể.

2.2. Nền tảng dữ liệu (Data Foundation)

Dữ liệu không thể mở rộng nếu thiếu ý nghĩa chung và tính nhất quán. Chủ đề này bao gồm các lựa chọn đảm bảo dữ liệu có thể được sử dụng trên toàn tổ chức.

2.3. Vận hành (Operations)

Độ tin cậy và hoạt động hàng ngày của các hệ thống dữ liệu. Chủ đề này đảm bảo rằng các đường ống ổn định và được giám sát, chất lượng dữ liệu được quản lý tích cực.

2.4. Khả năng thích ứng (Evolvability)

Thiết lập dữ liệu của bạn thích ứng với thay đổi, tăng trưởng và đổi mới dễ dàng như thế nào? Một chiến lược dữ liệu nên làm cho thay đổi dễ dàng hơn, không khó hơn.

2.5. Quản trị (Governance)

Các quyết định về dữ liệu được đưa ra như thế nào và ai chịu trách nhiệm. Chủ đề này liên quan đến việc xác định rõ quyền sở hữu, quy trình ra quyết định rõ ràng và các vấn đề được theo dõi và giải quyết.

Thành phần 3: Thực thi (Execution)

Chiến lược chỉ có ý nghĩa khi nó trở thành hiện thực. Thành phần này là nơi chúng ta chuyển từ ý định sang vận hành.

Các điều kiện tiên quyết cho việc thực thi

Đây là nơi nhiều chiến lược thất bại: chúng trông đẹp trên giấy nhưng không có kế hoạch triển khai cụ thể nào giúp chúng ta nhúng chiến lược vào cách thức hoạt động thực tế của tổ chức.

Một cách thực tế để thiết kế thực thi là thông qua ba kích thước:

• Con người (People): Ai chịu trách nhiệm.
• Quy trình (Process): Nó hoạt động như thế nào.
• Công nghệ (Technology): Điều gì hỗ trợ nó.

Nếu một lựa chọn chiến lược không được phản ánh trong con người, quy trình và công nghệ, thì nó không tồn tại.

Ví dụ: Dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp

Một phần chiến lược của bạn có thể là: "Chúng tôi muốn dữ liệu được sở hữu bởi doanh nghiệp."

Chúng ta hiện thực hóa tuyên bố này bằng cách xác định những gì thực sự cần xảy ra trong thế giới thực; ví dụ:

• Con người: Gán chủ sở hữu dữ liệu trong các lĩnh vực kinh doanh.
• Quy trình: Xác định quy trình quyền sở hữu (thay đổi định nghĩa, xử lý vấn đề, xác định ưu tiên).
• Công nghệ: Bật khả năng hiển thị (danh mục dữ liệu, nguồn gốc, kiểm soát truy cập).

Chỉ khi cả ba yếu tố này được đặt đúng chỗ, quyền sở hữu mới thực sự tồn tại.

Kết luận

Chiến lược dữ liệu là một chuỗi kết nối ý định với hành động. Chúng ta đã chia nhỏ điều này thành ba thành phần:

• Định hướng đảm bảo dữ liệu đóng góp vào những gì thực sự quan trọng; thiếu định hướng, bạn sẽ xây dựng sai những thứ cần thiết.
• Cấu trúc đảm bảo các điều kiện phù hợp được đặt ra. Thiếu nó, mọi thứ không thể mở rộng hoặc duy trì tính nhất quán.
• Thực thi đảm bảo các điều kiện đó trở thành hiện thực; thiếu điều này, không có gì thực sự thay đổi.

Khi cả ba thành phần được liên kết, các quyết định trở nên nhanh hơn, thay đổi trở nên an toàn hơn và lòng tin tăng lên. Khi dữ liệu hoạt động như một tài sản thay vì một rủi ro, bạn có một chiến lược dữ liệu thực sự hiệu quả.