Rời Microsoft 365 để sang Google Workspace: Lý do chủ yếu là... sự cay cú, và không có lợi tức đầu tư

Theo chuyên gia phân tích cấp cao của Gartner, nhiều doanh nghiệp rời bỏ Microsoft 365 để chuyển sang Google Workspace chủ yếu vì cảm xúc cay cú — một động lực không hề mang lại lợi tức đầu tư. Việc chuyển đổi này cũng hiếm khi giúp tiết kiệm chi phí, thậm chí còn tốn kém hơn khi tính đủ các thành phần bổ sung.

Sự cay cú không phải là chiến lược kinh doanh

Phát biểu tại sự kiện IT Symposium của Gartner ở Australia, Domenico Scriva, chuyên gia phân tích cấp cao của hãng, cho biết một trong những động lực chính khiến các tổ chức rời bỏ Microsoft 365 để chuyển sang Google Workspace chỉ đơn thuần là sự cay cú. Đáng tiếc thay, cảm xúc này không tạo ra lợi tức đầu tư (ROI).

"Chuyển đổi giữa các bộ công cụ cũng khó có thể giúp người mua tiết kiệm được nhiều tiền," Scriva nhận định.

Chi phí thực tế: Không hề rẻ như tưởng tượng

Scriva chỉ ra rằng giấy phép Google Workspace có giá thấp hơn so với gói E5 — gói giấy phép M365 phổ biến nhất của Microsoft. Tuy nhiên, bộ công cụ của Google lại không bao gồm các thành phần quan trọng như:

• Điện thoại (telephony)
• Bảo mật (security)
• Business intelligence (phân tích dữ liệu doanh nghiệp)
• Giấy phép hệ điều hành (OS license)

Theo tính toán của chuyên gia này, khi người dùng bổ sung đầy đủ các thành phần còn thiếu vào Google Workspace, họ sẽ phải trả cao hơn khoảng 2 USD mỗi tháng so với chi phí bộ công cụ của Microsoft — ngay cả khi đã tính đến việc Google tích hợp sẵn Gemini AI vào Workspace trong khi Microsoft tính thêm phí cho Copilot.

Khi nào Google Workspace thực sự tiết kiệm hơn?

Scriva cho biết bộ công cụ của Google có thể tiết kiệm chi phí hơn khi được kết hợp với Apple Mac hoặc Chromebook:

• Người dùng Mac tiết kiệm hơn vì máy của họ có tuổi thọ cao hơn so với PC.
• Người dùng Chromebook tiết kiệm được chi phí mua phần cứng ban đầu nhưng phải thay máy thường xuyên hơn.

Tuy nhiên, những con số này chưa tính đến độ phức tạp của việc di chuyển giữa hai bộ công cụ và chi phí chuyển đổi đi kèm.

Những chi phí ẩn ít ai để ý

Theo Scriva, các phụ thuộc (dependencies) được xây dựng sẵn trong mỗi hệ sinh thái là nguồn gốc chính gây phức tạp cho quá trình di chuyển. Bên cạnh đó, nhu cầu đào tạo người dùng là một yếu tố khác mà những người cân nhắc chuyển đổi thường bỏ qua.

Ông cũng tiết lộ đã chứng kiến một số người dùng M365 cố gắng sử dụng mối đe dọa chuyển đổi như một chiến thuật đàm phán khi gia hạn hợp đồng với Microsoft. Tuy nhiên, chiến thuật này sẽ không hiệu quả nếu triển khai quá muộn, bởi Microsoft hiểu rõ rằng không thể thực hiện việc chuyển đổi một cách nhanh chóng.

Lời khuyên: Bắt đầu sớm, và phải có mục tiêu rõ ràng

Scriva khuyến nghị nên bắt đầu công tác chuyển đổi gần như ngay khi ký hợp đồng M365 ba năm, bởi vì quá trình này mất ít nhất hai năm mới hoàn tất.

Nếu thực sự quyết định chuyển đổi, ông khuyên doanh nghiệp cần xác định một kết quả cụ thể cần đạt được, thay vì chỉ đơn thuần đổi bộ công cụ này sang bộ công cụ khác.

"Các bộ công cụ năng suất gần như không thay đổi trong suốt 30 năm qua," ông nói, đồng nghĩa với việc hiện tại rất khó thấy được kết quả nào khiến việc chuyển đổi trở nên xứng đáng.

AI có thể là nhân tố thay đổi cuộc chơi

Điểm sáng trong phân tích của Scriva là trí tuệ nhân tạo có thể sớm thay đổi cục diện. Ông cho rằng chúng ta đang bước vào làn sóng phát triển mới của các bộ công cụ năng suất, trong đó AI hỗ trợ tạo nội dung.

Ông dự đoán một làn sóng thứ ba sắp đến sẽ thực sự làm rung chuyển thị trường bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng từng ứng dụng riêng lẻ như phần mềm soạn thảo văn bản hay phần mềm trình chiếu. Thay vào đó, chúng sẽ được thay thế bằng một dạng giao diện AI, cho phép người dùng diễn đạt điều mình muốn làm và ngồi xem bộ công cụ tự xử lý công việc đó.

Góc nhìn cho doanh nghiệp Việt Nam

Với các doanh nghiệp Việt Nam đang cân nhắc chuyển đổi giữa hai nền tảng, phân tích trên là lời cảnh tỉnh đáng lưu ý. Chi phí giấy phép chỉ là phần nổi của tảng băng chìm — các yếu tố như đào tạo nhân sự, tích hợp hệ thống hiện có, và thời gian chuyển đổi kéo dài có thể đội chi phí lên đáng kể. Trước khi quyết định "đổi nhà", doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu kinh doanh cụ thể mà việc chuyển đổi sẽ mang lại, thay vì để cảm xúc hay sự so sánh giá bề mặt dẫn dắt quyết định.