Sử dụng tính năng Quản lý Đăng ký trong Gmail để dọn dẹp hộp thư hiệu quả

Hầu hết chúng ta đều đã quen với việc hộp thư (inbox) luôn chật cứng hàng trăm, thậm chí hàng ngàn email chưa đọc. Nếu bạn chưa từng gặp phải tình trạng này, hãy coi mình là người may mắn.

Trải qua nhiều năm, Gmail đã tung ra nhiều công cụ và tính năng khác nhau nhằm giảm bớt sự lộn xộn này. Các bộ lọc thủ công, tính năng phát hiện spam tự động, ưu tiên email và các thẻ (tab) trong hộp thư đều cung cấp những cách để lọc bỏ tiếng ồn, giúp những tin nhắn quan trọng nổi lên hơn trong khi giữ các tin nhắn rác ở nơi khác.

Một trong những công cụ mới nhất của Gmail giúp giữ cho hộp thư của bạn gọn gàng nhất có tên là Quản lý đăng ký (Manage Subscriptions). Tính năng này tập trung vào tất cả các email định kỳ bạn nhận được, bao gồm bản tin và quảng cáo, cung cấp một trung tâm đơn giản và rõ ràng để bạn kiểm tra mọi thứ mà mình đã đăng ký (cố tình hoặc vô tình).

Giao diện mới này kết hợp với các công cụ hiện có của Gmail để quản lý đăng ký, bao gồm khả năng hủy đăng ký khỏi các tin nhắn thường xuyên chỉ bằng một cú nhấp hoặc chạm. Nó có thể giúp bạn tiến gần hơn một bước đến trạng thái "Inbox Zero" (hộp thư trống rỗng).

Tìm kiếm tính năng Quản lý đăng ký

Tính năng quản lý đăng ký hiện đã được triển khai trên cả nền tảng di động và máy tính để bàn: Bạn sẽ thấy nó nếu mở menu điều hướng bên trái trên giao diện web hoặc trong ứng dụng dành cho Android và iOS. Nó được gắn nhãn là Manage subscriptions (Quản lý đăng ký), và nếu bạn sử dụng nó lần đầu, có thể sẽ thấy một nhãn nhỏ "New" (Mới) bên cạnh.

Nhấn vào nhãn này để xem danh sách đăng ký của mình. Gmail liệt kê các đăng ký dựa trên tần suất tin nhắn bạn nhận được, vì vậy những người gửi gửi cho bạn nhiều email nhất sẽ xuất hiện ở trên cùng. Bạn có thể xem tên người gửi, địa chỉ email mà tin nhắn đang đến từ đó, và số lượng tin nhắn bạn đã nhận từ người gửi này trong vài tuần qua.

Ý tưởng của trang Quản lý đăng ký không chỉ là để hủy đăng ký email—có lẽ bạn muốn giữ lại ít nhất một số trong số đó, nếu bạn đã đăng ký chúng từ đầu. Nhấn hoặc nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách đăng ký để xem tất cả email từ người gửi đó, với email mới nhất ở trên cùng. Từ đây, bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác Gmail thông thường, bao gồm thêm vào yêu thích, lưu trữ (archive) hoặc đánh dấu đã đọc.

Quay lại danh sách đăng ký chính, bạn sẽ thấy nút Unsubscribe (Hủy đăng ký) (trên web) hoặc biểu tượng phong bì (trên di động). Nhấp hoặc nhấn vào đây, sau đó xác nhận lựa chọn của bạn trong hộp thoại bật lên tiếp theo để xóa đăng ký. Bạn sẽ không nhận thêm email nào từ người gửi đó nữa, mặc dù thay đổi này có thể mất vài ngày để có hiệu lực.

Thực tế, Gmail khá nghiêm ngặt khi cho phép các email vượt qua bộ lọc spam của mình. Các người gửi email hàng loạt phải xác thực địa chỉ của họ và cung cấp tùy chọn hủy đăng ký bằng một cú nhấp đơn giản mà người dùng có thể thực hiện để dừng các tin nhắn trong tương lai—đây là một phần giúp tính năng Quản lý đăng ký hoạt động.

Các cách khác để hủy đăng ký

Tùy chọn hủy đăng ký bằng một cú nhấp (hoặc một cú chạm) thực tế đã có trong Gmail từ lâu và bạn không nhất thiết phải đi qua trang Quản lý đăng ký để tìm thấy nó. Mở bất kỳ email nào đến từ người gửi hàng loạt, từ bất kỳ đâu trong Gmail, và bạn sẽ thấy nút Unsubscribe ở phía trên cùng.

Nhấn vào đây, sau đó nhấn Unsubscribe trong hộp thoại bật lên xuất hiện, và bạn sẽ không còn bị làm phiền bởi các email từ người gửi đó nữa. Đây là yêu cầu của các công nghệ chống spam của Gmail rằng các yêu cầu này phải được tôn trọng trong vòng hai ngày và mọi thứ đều được xử lý tự động cho bạn—mặc dù bạn có thể thấy một email trong thư mục Đã gửi mà Gmail đã gửi thay mặt bạn để hoàn tất yêu cầu hủy đăng ký.

Tất nhiên, việc sử dụng các liên kết hủy đăng ký mà người gửi email đưa vào tin nhắn của họ cũng hoàn toàn ổn—cách này cũng hoạt động tốt như nhau, mặc dù bạn có thể được chuyển hướng đến một trang web bên ngoài để quản lý đăng ký của mình. Trên thực tế, tìm kiếm hộp thư của bạn cho từ khóa "unsubscribe" là một cách nhanh chóng và dễ dàng để tìm thấy các email thường xuyên mà bạn đã đăng ký.

Một mẹo đăng ký khác là sử dụng một phiên bản đã sửa đổi của địa chỉ email khi đăng ký các bản tin và các thông báo thường xuyên khác: Ví dụ như tenban+[email protected]. Phần phía sau dấu "+" không quan trọng, và bất kỳ email nào gửi đến địa chỉ này đều sẽ kết thúc trong hộp thư [email protected].

Điều này giúp ích như thế nào? Chà, sau đó bạn có thể chạy tìm kiếm Gmail cho to:[email protected] và ngay lập tức có cái nhìn tổng quan về các đăng ký của mình. Nó cũng có nghĩa là bạn có thể tạo bộ lọc cho các tin nhắn này, ví dụ để tự động đánh dấu chúng là ít quan trọng hơn hoặc để áp dụng một nhãn (label) cụ thể.