Hội đồng thành phố lớn nhất châu Âu thoát khỏi 'cơn ác mộng' Oracle nhưng vẫn chưa thể kiểm toán sạch

Hội đồng thành phố Birmingham, chính quyền địa phương lớn nhất châu Âu, vừa trải qua một trong những thảm họa triển khai phần mềm doanh nghiệp tốn kém nhất lịch sử nước Anh. Dù đã tái triển khai thành công hệ thống Oracle Fusion, họ vẫn chưa thể thoát khỏi những hệ lụy tài chính kéo dài.

Kiểm toán vẫn chưa thể xác nhận sổ sách

Theo báo cáo từ Grant Thornton, đơn vị kiểm toán của hội đồng, Birmingham dự kiến sẽ tiếp tục nhận được "disclaimer opinion" (ý kiến từ chối đưa ra kết luận) cho các năm tài chính 2025/26, 2026/27 và 2027/28. Điều này đồng nghĩa với việc kiểm toán viên không thể thu thập đủ bằng chứng để đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính của hội đồng.

Cần phân biệt rõ: disclaimer opinion không có nghĩa là hội đồng không lập được báo cáo tài chính, mà là các bên liên quan - bao gồm cả người nộp thuế - không có được sự đảm bảo độc lập rằng những con số đó là đáng tin cậy.

Dự kiến phải đến năm tài chính 2028/29, tức khoảng một thập kỷ sau khi chương trình Oracle khởi động, hội đồng mới có thể lấy lại được ý kiến kiểm toán sạch.

Tái triển khai thành công hơn nhưng di chứng còn nặng

Báo cáo của kiểm toán viên ghi nhận việc chuyển đổi sang hệ thống nhân sự và tài chính dựa trên Oracle Fusion được xây dựng lại vào tháng 8 đã "phần lớn thành công", và "việc tái triển khai có vẻ được quản lý tốt hơn so với lần triển khai gốc năm 2022".

Kết quả ban đầu cho thấy sự tương phản rõ rệt với hệ thống cũ có tên 1B, vận hành từ tháng 4/2022:

• Hệ thống mới hiện không còn ticket hay sự cố ở mức độ nghiêm trọng (level 1 hoặc 2)
• Vào tháng 9/2025, hệ thống 1B cũ vẫn còn 311 ticket đang mở và 2 sự cố nghiêm trọng

Tuy nhiên, di chứng từ lần triển khai đầu tiên vẫn còn quá nặng nề. Hệ thống Oracle Fusion đầu tiên đã khiến hội đồng không thể đối chiếu tài khoản ngân hàng hay nắm bắt chính xác tình hình tiền mặt của mình - một trong những nguyên nhân dẫn đến cuộc khủng hoảng trước khi hội đồng rơi vào tình trạng phá sản thực tế.

Chi phí đội lên gấp nhiều lần dự toán

Tổng chi phí dự án, bao gồm cả lần tái triển khai, ước tính khoảng 144,4 triệu bảng, so với dự toán ban đầu chỉ 20 triệu bảng. Nếu tính cả các khoản tiết kiệm hiệu quả bị mất đi, các nhà nghiên cứu ước tính con số có thể lên tới 216 triệu bảng.

Đây là một trong những bài học đắt giá nhất về việc triển khai ERP trong khu vực công, nơi các dự án thường bị đội chi phí và kéo dài thời gian do tùy chỉnh quá nhiều thay vì dùng giải pháp chuẩn.

Hội đồng Birmingham ban đầu chọn Oracle Fusion để thay thế hệ thống SAP R/3 cũ, với kế hoạch go-live vào tháng 12/2020 cho tài chính và mua sắm, cùng tháng 2/2021 cho nhân sự và bảng lương. Đến năm 2021, cả hai mốc đều bị đẩy lùi sang tháng 4/2022.

Đáng chú ý, dù đã lên kế hoạch triển khai Oracle theo dạng "out of the box" (nguyên bản, ít tùy chỉnh), hội đồng lại đưa vào nhiều tùy chỉnh, trong đó có thiết kế đối chiếu ngân hàng không hoạt động đúng như thiết kế. Hệ quả là hội đồng mất hơn 5 triệu bảng cho các giải pháp xử lý thủ công để bù đắp.

Bài học cho các tổ chức triển khai ERP

Câu chuyện của Birmingham là lời cảnh tỉnh cho bất kỳ tổ chức nào - dù là doanh nghiệp hay cơ quan công quyền - đang cân nhắc triển khai hệ thống ERP quy mô lớn:

• Tùy chỉnh quá mức là nguyên nhân hàng đầu khiến dự án ERP thất bại
• Dữ liệu lịch sử cần được xử lý và làm sạch trước khi chuyển đổi, nếu không sẽ ám ảnh tổ chức trong nhiều năm
• Quản lý thay đổi và kiểm soát phạm vi dự án quan trọng không kém công nghệ
• Chi phí thực tế có thể gấp 7 lần hoặc hơn so với dự toán ban đầu

Với các tổ chức tại Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi số và triển khai ERP, đây là ví dụ điển hình cho thấy việc chọn đúng đối tác triển khai, kiểm soát phạm vi tùy chỉnh và chuẩn bị dữ liệu kỹ lưỡng quan trọng như thế nào.